読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

Training for D-Day

ブログの内容は個人の見解であり、所属する企業を代表するものではありません。

超・箇条書き

超・箇条書き―――「10倍速く、魅力的に」伝える技術

超・箇条書き―――「10倍速く、魅力的に」伝える技術

たしかにこのスキルがあると生産性が全然変わる気がします。 まとめてみました。

f:id:kshimizu1226:20161013061752p:plain

超箇条書き

背景

  • 日本では箇条書きは好まれてこなかった。
  • 日本では率直に意見を言うと成果につながらない傾向が強い。
  • なぜなら、日本では意見と人格が同一視されがちだからだ。(他国では違う)
  • しかし時代が情報過多の時代に移り、多くの情報から要点をまとめるスキルが必須である。
  • そこで箇条書きに3つのポイントを加えた超箇条書きがこれからの時代必要になる。

超箇条書き

  • 箇条書きに、「構造化」、「物語化」、「メッセージ化」を加えたもの
  • 構造化:相手が全体像を一瞬で理解できるように幹と枝を整理すること
  • 物語化:相手が関心をもって最後まで読み切れるようにすること
  • メッセージ化:相手の心の響かせる行動を起こさせるようにすること

構造化

  • 構造化の要件は「レベル感を整える(=伝えたいことの階層を揃える)」こと

似ているものを一つにまとめる

  • 適切なグルーピングによって、全体像の把握が楽になる
  • 「状態・現象」を伝える文と、「行為」を伝える文とを分ける

構造化のコツ1:自動詞と他動詞を使い分ける

  • ある瞬間の静止画、すなわち「そのときの状態」を伝えたければ、ひとつひとつの文に「自動詞」を使う
  • ある瞬間の動画、すなわち「誰かが何かに影響を与える行為」を伝えたければ、ひとつひとつの文に「他動詞」を使う 自動詞と他動詞の例: 自動詞: コップが落ちる、ボールペンがある、私は驚いた、彼は止まる 他動詞: 私がコップを落とす、あなたがボールペンを置いた、彼が私を驚かせた、非常ベルの音が彼を止める

  • 体言止め(=動詞で終わる文章)は曖昧になるから超箇条書きでは使わない 例:コストの低下、売上の場像

構造化のコツ2:「直列と並列」で時間軸を整える

  • 読み手としては時間軸が整理されるとストレスなく読める
  • 現在->未来

構造化のコツ3:「ガバニング」で引き出しを作る

  • バニングとは頭出しのまとめのこと 例:伝えたいポイントが3つあるときに、先に「ポイントは3つ」などと宣言すること
  • メールにはガバニングが欠かせない。なぜならメールは読み飛ばされるメディアだからだ。
  • 文だけでなく、構造でも語らせることができる。

物語化:相手が関心をもって最後まで読み切れるようにすること

  • 生々しくない箇条書きは、いくら構造化されていても、相手に響かない
  • そのために「フックをつくること」が求められる

物語化のコツ1:「イントロ」でつかみ、相手を引き込む

  • アンサーファースト(ただし万能ではない。相手が背景をわかっていない場合は効かない)
  • 相手の「期待」に合わせて、柔軟に考える

物語化のコツ2:「MECE崩し」で山場をつくる

  • MECEでもれなくだぶりなく書くと、機械的になる。優先順位の高いもの、本当に必要なものに絞ろう
  • 相対的MECEを使いこなす。 相手の関心や置かれている状況など、相手のコンテキスト次第ではじめてMECEと定義できるもの。 箇条書きで伝える際は、相対的なMECEで考えるべき。

物語化のコツ3:「固有名詞」で具体的にイメージさせる

  • まず一般名詞を探す。
  • 一般名詞を固有名詞に置き換えられるか検討する。
  • 固有名詞を使うことで生々しくなる。

例:私は海外在住の経験があります。 →私はシンガポール在住の経験があります。

メッセージ化

  • メッセージ化の要件は「スタンスをとる」こと。
  • 自分のスタンスを明確にする。

メッセージ化のコツ1:「隠れ重言」を排除する

  • 意味の重複は冗長なのでやめるべき。 例:顔を洗顔する、頭痛が痛い、など。

プレゼンにおけるNGワード

  • ~を改善する
  • ~を見直す
  • ~を推進する
  • ~を最適化する
  • ~のバランスをとる
  • ~を徹底する
  • ~を強化する
  • ~を実行する

メッセージ化のコツ2:「否定」で退路を断つ

  • 「何をしないか」を明示して、強調する

メッセージ化のコツ3:形容詞や副詞は「数字」に変える

  • 生々しさには数字が大切。